Data ultimo aggiornamento: 16/01/2017

Anagrafica matricole

Moduli richiesti: Customer Service Plus
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Questo programma permette, anche se gli articoli non sono dichiarati come articoli gestiti a matricole in anagrafica articoli, di gestire le singole matricole (cioè i singoli esemplari o istanze), con associato il cliente che ha in casa quella matricola (parco installato) e alcuni dati importanti (es. data installazione, data ultima manutenzione programmata (due tipi), operatore incaricato dell'assistenza su quella matricola).

L'accesso all'archivio può avvenire indicando l'articolo (vedremo/inserieremo le singole matricole di quel 'modello' di apparecchio) oppure indicando il cliente (in tal caso invece vedremo/inseriremo l'elenco degli apparecchi, con relativo n. di matricola).

Una volta effettuato l'accesso dalla maschera d'apertura o d'inserimento è possibile lavorare sul parco matricole nella griglia seguente:

Matricola
Inserire un identificativo alfanumerico, che identifica il singolo esemplare di apparecchio.

Cod. Cliente
Indicare il codice cliente a cui l'apparecchio è in dotazione. Può essere anche zero per gli apparecchi in casa, in deposito o mostra.

Data rilascio/installazione
Indicare la data in cui è statao installato (o rilasciato) l'apparecchio o impianto.

Data ultima att.programmata/ manutenzione 1
Indicare la data dell'ultima manutenzione programmata eseguite (es. data ultima revisione dell'apparecchio)

Data ultima att.programmata/ manutenzione 2
Indicare la data dell'ultima manutenzione programmata eseguite (es. revisione straordinaria o ristrutturazione)

Incaricato
Indicare il codice identificativo della persona (tecnico) incaricato della manutenzione/assistenza dell'apparecchio (deve essere codificato nell'organizzazione della ditta, come per la gestione CRM).

Destinazione
Qualora l'apparecchio/articolo sia installato presso un indirizzo diverso da quello principale memorizzato nell'anagrafica del cliente, indicare il cod. Destinazione relativo.

Matricola produttore
Qualora si utilizzi per identificare l'apparecchio, un numero interno , in questo campo è possibile inserire il corrispondente numero attribuito, allo stesso apparecchio, dal produttore (dalla fabbrica), per avere una corrispondenza.

Numero contatori
Qualora sia necessario gestire un costo- contatore nel contratto in cui quell'apparecchio compare (nella gestione contratti), indicare qui con un numero da 1 a 4 (massimo 4), quanti contatori è necessario rilevare periodicamente (secondo la modalità di fatturazione del costo-contatore e dei canoni) per quel apparecchio (per es. per certi fotocopiatori sono disponibili 2 o 4 contatori, per es. contatore per copie in BW e contatore per copie a colori).

Data acquisto dal fornitore
Indicare la data in cui l'apparecchio è stato acquistato dal fornitore/produttore (può essere utile in quanto in alcune politiche di garanzia, essa garanzia parte dalla data di acquisto da parte del distributore e non da quella di acquisto da parte del cliente consumatore finale).

Tipo matricola
Indica se il codice articolo\matricola del modello dell'apparecchio è di tipo 'Accessorio' o 'Principale'. Il programma 'Anagrafica Matricole' testa il campo dell'anagrafica articoli 'Tipo' per indentificare se l'articolo è accessorio o meno, se è "A" allora definisce il codice aritcolo come ACCESSORIO, se " " (blank) come PRINCIPALE.

Cod. art.\matricola principale
Indica il codice articolo\matricola principale al quale si riferisce il codice articolo del modello dell'apparecchio se è di tipo 'Accessorio'.

Data disinstal.
Indicare la data in cui l'apparecchio è stato disinstallato se lo status è impostato su 'Disinstallata'.

Strumenti

Cambia cliente, Cambia matricola, Visualizza storico clienti visto che non è possibile cambiare direttamente sulla riga il conto o la matricola, con queste voci di menu permettono di cambiare la matricola ed il conto in modo mirato e su tutte le tabelle coinvolte/collegate di Business. La procedura gestisce anche una tabella per lo storico cliente. Cambiando il cliente corrente viene dato un messaggio informativo per evitare problemi e, alla conferma, viene inserito anche un record nella nuova tabella 'storico cliente', consultabile con l'apposita nuova voce di menu. NB: tutti i programmi del customer service lavorano sul parco matricole corrente, la tabella di storico è utilizzabile solo a fini storico/informativi.

Manutenzione programmata (F7)
Permette di aprire una finestra e di impostare in una griglia, per l'esemplare (la macchina) corrente dati relativi alla manutenzione prevista (le attività tecniche) per quell'esemplare/cliente. (Per il significato dei vari campi presenti in questa finestra, vedi il manuale/guida relativa al programma Manutenzione programmata).

In più è presente un campo-casella 'Compreso nel contratto' ; spuntare tale campo se per quell'apparecchio/esemplare, per quel cliente , per l'attività indicata sulla riga si intende una attività che è compresa nei servizi previsti (senza ulteriore addebito) in un contratto di assistenza. (nessun automatismo collegato attualmente a questa informazione).

Estensioni... (Ctrl + E)
Premendo questo pulsante è possibile inserire o modificare dati definiti come estensioni per le matricole'con il programma Definizione estensioni

Visualizza storia movmenti di magazzino (Ctrl + D)
Permette di visualizzare la Stampa Vis. Schede Articoli su griglia per l'articolo corrente, con tipo stampa "Per matricole"

Contratti e garanzia... (Ctrl + G)
Permette di visualizzare la lista dei contratti per l'articolo\matricola e con l'apposita funzionalità aprire direttamente il contratto

Composizione impianto (Ctrl + I)
Permette di indicare se l'articolo\matricola è composto da più componenti (solo informativo)

Visual. ultima attività chiusa con successo
Visualizza un elenco delle attività associate a chiamate il cui status é Chiuso con successo. Ora quando viene chiusa una chiamata con successo il programma inserisce/ggiorna il record in questa griglia. Se invece viene cancellata una chiamata allora cerca l'ultima chiamata in ordine di data chiusa con successo con stesso tipo chiamata di quella cancellata e viene quindi aggiornato il record.

Rilevamento Contatori (Ctrl + F7)
Permette di registrare periodicamente (o in certi eventi, come per es. in un intervento tecnico di riparazione/manutenzione) i numeri progressi dei contatori associati all'apparecchio (es. il contatore delle copie in un fotocopiatore). Si aprirà infatti una finestra Rilevamento contatori, se già presenti delle letture, con l'elenco delle letture (a partire dalla più recente), E con il pulsante Nuovo è possibile inserire i dati relativi ad ogni 'lettura'.

Data rilevamento
Indicare la data a cui la lettura si riferisce

Data fine periodo
Se trattasi di una lettura che deve essere utilizata per la fatturazione periodica di costi-contatore, indicare la data del fine periodo (per es. se serve per la fatturazione del primo trimestre dell'anno indicare 31/03/06 )

Cliente
Indicare il codice del cleinte che al momento della lettura è/era titolare/possessore dell'apparecchio (un apparecchio può infatti passare di mano.... da cliente a cliente; in tal modo si mantiene un minimo di storia del possesso dell'apparecchio)

Causale:

• Valore iniziale se trattasi del valore (dei valori) di partenza di un contatore (es. un copiatore usato, i numeri presenti sul copiatore all'atto del ritiro)
• Fine periodo se trattasi del dato da usarsi in fatturazione per il periodo che finisce nella data indicata nel campo "Data fine periodo"
• Controllo in intervento se trattasi di lettura fatta da un tecnico durante un intervento tecnico. Serve per verificare periodicamente la fedeltà/veridicità di eventuali lettura fatte in modo autonomo dal cliente-possessore dell'apparecchio (magari comunicate per telefono)
• Finale se lettura di fine contratto (di noleggio o di assistenza)
• Azzeramento se trattasi di una operazione con cui si sono portati 'indietro' il/i contatori a quell'apparecchio (reset del contatore)

Lettura contatore 1/2/3/4
Indicare il/i valore/i dei vari conattori presenti sull'apparecchio

Scarto tecnico contatore 1/2/3/4
Indicare, se necessario, con nuemri positivi, il numero (i numeri) da detrarre ai fini della prossima fatturazione di fine periodo, in virtù di consumi (es. scarti di copie per prove effettuate dal tecnico) non addebitabili al cliente.

Operatore del rilevamento
Indicare il codice dell'organizazione della ditta, che ha effettuato/ricevuto il rilevamento dei contatori.

ATTENZIONE: se in Personalizzazione Customer Service Ditta è selezionato il flag "Aggiorna anagraficaca matricole da gestione documenti di magazzino" , i dati contenuti in questo programma possono venir modificati dai documenti di magazzino relativi a 'vendite a clienti' e 'acquisti da fornitori' in base alla causale di magazzino utilizzata. Dai documenti di magazzino è possibile effettuare inserimenti/aggiornamenti/cancellazione di cliente a cui è stata ceduta la matricola, data di vendita, quantità acquistata, data di acquisto.